doc/src/docbook/admin/accounts.xml

Code
Comments
Other
Rev Date Author Line
3158 05 Mar 07 martin 1 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
3159 05 Mar 07 martin 2 <!DOCTYPE chapter PUBLIC 
3159 05 Mar 07 martin 3     "-//Dawid Weiss//DTD DocBook V3.1-Based Extension for XML and graphics inclusion//EN" 
3192 13 Mar 07 martin 4     "../../../../lib/docbook/preprocess/dweiss-docbook-extensions.dtd">
3158 05 Mar 07 martin 5 <!--
3192 13 Mar 07 martin 6   $Id$
3158 05 Mar 07 martin 7
3675 16 Aug 07 jari 8   Copyright (C) 2007 Peter Johansson, Nicklas Nordborg, Martin Svensson
3158 05 Mar 07 martin 9
3158 05 Mar 07 martin 10   This file is part of BASE - BioArray Software Environment.
3158 05 Mar 07 martin 11   Available at http://base.thep.lu.se/
3158 05 Mar 07 martin 12
3158 05 Mar 07 martin 13   BASE is free software; you can redistribute it and/or
3158 05 Mar 07 martin 14   modify it under the terms of the GNU General Public License
4477 05 Sep 08 jari 15   as published by the Free Software Foundation; either version 3
3158 05 Mar 07 martin 16   of the License, or (at your option) any later version.
3158 05 Mar 07 martin 17
3158 05 Mar 07 martin 18   BASE is distributed in the hope that it will be useful,
3158 05 Mar 07 martin 19   but WITHOUT ANY WARRANTY; without even the implied warranty of
3158 05 Mar 07 martin 20   MERCHANTABILITY or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.  See the
3158 05 Mar 07 martin 21   GNU General Public License for more details.
3158 05 Mar 07 martin 22
3158 05 Mar 07 martin 23   You should have received a copy of the GNU General Public License
4509 11 Sep 08 jari 24   along with BASE. If not, see <http://www.gnu.org/licenses/>.
3158 05 Mar 07 martin 25 -->
3158 05 Mar 07 martin 26
5738 15 Sep 11 nicklas 27 <chapter id="accounts">
3300 07 May 07 martin 28   <title>Account administration</title>
3313 09 May 07 martin 29
3357 22 May 07 nicklas 30   <important>
3357 22 May 07 nicklas 31     <title>Read <link linkend="project_permission"><xref linkend="project_permission" /></link></title>
3310 09 May 07 martin 32     <para>
4487 08 Sep 08 jari 33       This chapter contains important information about the
3357 22 May 07 nicklas 34       permission system BASE uses. It is essential that an 
3357 22 May 07 nicklas 35       administrator knows how this works to be able to set up
3357 22 May 07 nicklas 36       user, groups and roles smoothly.
3310 09 May 07 martin 37     </para>
3357 22 May 07 nicklas 38   </important>
3287 03 May 07 martin 39
5738 15 Sep 11 nicklas 40   <sect1 id="accounts.users">
3287 03 May 07 martin 41     <title>Users administration</title>
3290 04 May 07 martin 42     <para>
3290 04 May 07 martin 43       The user list is accessed with
3290 04 May 07 martin 44       <menuchoice>
3290 04 May 07 martin 45         <guimenu>Administrate</guimenu>
3290 04 May 07 martin 46         <guimenuitem>Users</guimenuitem>
3290 04 May 07 martin 47       </menuchoice>
3313 09 May 07 martin 48       and from here are the users' account and contact information managed.
3290 04 May 07 martin 49     </para>
3287 03 May 07 martin 50
5738 15 Sep 11 nicklas 51     <sect2 id="accounts.users.edit">
3313 09 May 07 martin 52       <title>Edit user</title>
3313 09 May 07 martin 53       <para>
3357 22 May 07 nicklas 54         The pop-up window where information and settings for a user can be edited has three
3313 09 May 07 martin 55         tabs, one for the account related, one with information about the user and one that
3313 09 May 07 martin 56         shows the user's memberships.
3313 09 May 07 martin 57       </para>
5738 15 Sep 11 nicklas 58       <sect3 id="accounts.users.edit.properties">        
3357 22 May 07 nicklas 59         <title>Properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 60         
5801 12 Oct 11 nicklas 61         <figure id="accounts.figures.userproperties">
5801 12 Oct 11 nicklas 62           <title>User properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 63           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 64             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 65               <imageobject><imagedata fileref="figures/user_edit.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 66                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 67             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 68           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 69         </figure>
5801 12 Oct 11 nicklas 70           
3357 22 May 07 nicklas 71         <helptext external_id="user.edit" title="Edit user account">
3357 22 May 07 nicklas 72           <para>These are the properties for a user account.</para>
3287 03 May 07 martin 73           <variablelist>
3287 03 May 07 martin 74             <varlistentry>
3287 03 May 07 martin 75               <term>
3300 07 May 07 martin 76                 <guilabel>Name</guilabel>
3287 03 May 07 martin 77               </term>
3287 03 May 07 martin 78               <listitem>
3287 03 May 07 martin 79                 <para>
3313 09 May 07 martin 80                   The full name of the user that is associated with the account.
3287 03 May 07 martin 81                 </para>
3287 03 May 07 martin 82               </listitem>
3287 03 May 07 martin 83             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 84             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 85               <term>
3300 07 May 07 martin 86                 <guilabel>Login</guilabel>
3288 03 May 07 martin 87               </term>
3288 03 May 07 martin 88               <listitem>
3288 03 May 07 martin 89                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 90                   A login name to use when logging in to the account. The login
3357 22 May 07 nicklas 91                   must be unique among all users.
3288 03 May 07 martin 92                 </para>
3288 03 May 07 martin 93               </listitem>
3288 03 May 07 martin 94             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 95             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 96               <term>
3300 07 May 07 martin 97                   <guilabel>External ID</guilabel>
3288 03 May 07 martin 98               </term>
3288 03 May 07 martin 99               <listitem>
3313 09 May 07 martin 100                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 101                   An id that is used to identify the user outside BASE (optional).
4487 08 Sep 08 jari 102                   If a value is given it must be unique among all users.
3313 09 May 07 martin 103                 </para>
3288 03 May 07 martin 104               </listitem>
3288 03 May 07 martin 105             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 106             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 107               <term>
3300 07 May 07 martin 108                 <guilabel>New password</guilabel>
3288 03 May 07 martin 109               </term>
3288 03 May 07 martin 110               <listitem>
3288 03 May 07 martin 111                 <para>
3313 09 May 07 martin 112                   This is used together with the login name to log in to the
3313 09 May 07 martin 113                   account. This is a required field for a new user or if the
3313 09 May 07 martin 114                   password should be changed. If the field is left empty the
3313 09 May 07 martin 115                   password will be unchanged
3288 03 May 07 martin 116                 </para>
3288 03 May 07 martin 117               </listitem>
3288 03 May 07 martin 118             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 119             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 120               <term>
3300 07 May 07 martin 121                 <guilabel>Retype password</guilabel>
3288 03 May 07 martin 122               </term>
3288 03 May 07 martin 123               <listitem>
3288 03 May 07 martin 124                 <para>
3313 09 May 07 martin 125                   Retype the password that is written in
3357 22 May 07 nicklas 126                   <guilabel>New password</guilabel>.
3288 03 May 07 martin 127                 </para>
3288 03 May 07 martin 128               </listitem>
3288 03 May 07 martin 129             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 130             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 131               <term>
3300 07 May 07 martin 132                   <guilabel>Quota</guilabel>
3288 03 May 07 martin 133               </term>
3288 03 May 07 martin 134               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 135                 <para>Set disk quota for the account.</para>
3288 03 May 07 martin 136               </listitem>
3288 03 May 07 martin 137             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 138             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 139               <term>
3300 07 May 07 martin 140                   <guilabel>Quota group</guilabel>
3288 03 May 07 martin 141               </term>
3288 03 May 07 martin 142               <listitem>
3288 03 May 07 martin 143                 <para>
3288 03 May 07 martin 144                   Set this if the account should belong to a group with specified
3357 22 May 07 nicklas 145                   quota (optional). With this set the user's possibilities to save items to
3357 22 May 07 nicklas 146                   disk will also depend on how much the rest of the group has
3357 22 May 07 nicklas 147                   saved.
3288 03 May 07 martin 148                 </para>
3288 03 May 07 martin 149               </listitem>
3288 03 May 07 martin 150             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 151             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 152               <term>
3300 07 May 07 martin 153                   <guilabel>Home directory</guilabel>
3288 03 May 07 martin 154               </term>
3288 03 May 07 martin 155               <listitem>
3288 03 May 07 martin 156                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 157                   Set the account's home directory (optional). A new directory, either empty
3313 09 May 07 martin 158                   or from a template, can be created if editing a new user. Select
3313 09 May 07 martin 159                   <guilabel>- none -</guilabel>
4487 08 Sep 08 jari 160                   if there should not be any home directory associated with the
3357 22 May 07 nicklas 161                   account.
3288 03 May 07 martin 162                 </para>
3288 03 May 07 martin 163               </listitem>
3288 03 May 07 martin 164             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 165             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 166               <term>
3300 07 May 07 martin 167                   <guilabel>Expiration date</guilabel>
3288 03 May 07 martin 168               </term>
3288 03 May 07 martin 169               <listitem>
3288 03 May 07 martin 170                 <para>
3288 03 May 07 martin 171                   Define a date in this field if the account should expire on a
3357 22 May 07 nicklas 172                   certain day (optional). The account will be disabled after this date.
3357 22 May 07 nicklas 173                   Leave this empty if the account never should expire.
3300 07 May 07 martin 174                   <tip>
3300 07 May 07 martin 175                     <para>
3357 22 May 07 nicklas 176                       Use the
3300 07 May 07 martin 177                       <guibutton>Calendar&hellip;</guibutton>
3357 22 May 07 nicklas 178                       button to pick a date from a calendar in a pop-up window.
3300 07 May 07 martin 179                     </para>
3300 07 May 07 martin 180                   </tip>
3288 03 May 07 martin 181                 </para>
3288 03 May 07 martin 182               </listitem>
3288 03 May 07 martin 183             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 184             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 185               <term>
7412 11 Oct 17 nicklas 186                 <guilabel>2-factor login</guilabel>
7412 11 Oct 17 nicklas 187               </term>
7412 11 Oct 17 nicklas 188               <listitem>
7412 11 Oct 17 nicklas 189                 <para>
7412 11 Oct 17 nicklas 190                   Enable 2-factor login for the user. This requires a valid email 
7412 11 Oct 17 nicklas 191                   address and that the BASE server has been configured with an
7412 11 Oct 17 nicklas 192                   outgoing mail server. See <xref linkend="appendix.base.config.smtp" />
7412 11 Oct 17 nicklas 193                   and <xref linkend="webclient.intro.2-factor-login" />
7412 11 Oct 17 nicklas 194                 </para>
7412 11 Oct 17 nicklas 195               </listitem>
7412 11 Oct 17 nicklas 196             </varlistentry>
7412 11 Oct 17 nicklas 197             <varlistentry>
7412 11 Oct 17 nicklas 198               <term>
3300 07 May 07 martin 199                 <guilabel>Multi-user account</guilabel>
3288 03 May 07 martin 200               </term>
3288 03 May 07 martin 201               <listitem>
3288 03 May 07 martin 202                 <para>
3313 09 May 07 martin 203                   This checkbox should be checked if the account should be used by
3357 22 May 07 nicklas 204                   more one user. This will prevent the users from changing the
3357 22 May 07 nicklas 205                   password, contact information and other settings. It will
3357 22 May 07 nicklas 206                   also reset all list filters, column configurations, etc. 
4487 08 Sep 08 jari 207                   when the user logs out. Normally, these settings are remembered
4487 08 Sep 08 jari 208                   between log ins.
3288 03 May 07 martin 209                 </para>
3288 03 May 07 martin 210               </listitem>
3288 03 May 07 martin 211             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 212             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 213               <term>
3300 07 May 07 martin 214                 <guilabel>Disabled</guilabel>
3288 03 May 07 martin 215               </term>
3288 03 May 07 martin 216               <listitem>
3288 03 May 07 martin 217                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 218                   Disable the account.
3288 03 May 07 martin 219                 </para>
3288 03 May 07 martin 220               </listitem>
3288 03 May 07 martin 221             </varlistentry>
3287 03 May 07 martin 222           </variablelist>
3288 03 May 07 martin 223           <para>
3326 11 May 07 martin 224             Go to the other tabs if there are any changes to do otherwise press
3394 28 May 07 martin 225             &gbSave;
3326 11 May 07 martin 226             to save the values or
3394 28 May 07 martin 227             &gbCancel;
3326 11 May 07 martin 228             to abort.
3326 11 May 07 martin 229           </para>
3326 11 May 07 martin 230           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 231             <other external_id="user.edit.contact">Edit contact information</other>
5801 12 Oct 11 nicklas 232             <other external_id="user.edit.additional">Edit additional info</other>
3357 22 May 07 nicklas 233             <other external_id="user.edit.membership">Group and role membership</other>
3326 11 May 07 martin 234           </seeother>
3326 11 May 07 martin 235         </helptext>
3326 11 May 07 martin 236       </sect3>
3326 11 May 07 martin 237
3326 11 May 07 martin 238       <sect3 id="user._administration.users.edit.contact">
3326 11 May 07 martin 239         <title>Contact information</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 240   
5801 12 Oct 11 nicklas 241         <figure id="accounts.figures.usercontact">
5801 12 Oct 11 nicklas 242           <title>Contact information</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 243           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 244             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 245               <imageobject><imagedata fileref="figures/user_contact.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 246                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 247             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 248           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 249         </figure>
5801 12 Oct 11 nicklas 250   
3326 11 May 07 martin 251         <helptext external_id="user.edit.contact" title="Edit user's contact information">
3326 11 May 07 martin 252           <para>
4487 08 Sep 08 jari 253             Information about how to get in contact with the user that is associated
3313 09 May 07 martin 254             with the account. All fields on this tab are optional and do not necessarily
3313 09 May 07 martin 255             need to have a value but some can be good to set, like email or phone
3313 09 May 07 martin 256             number.
3288 03 May 07 martin 257           </para>
3288 03 May 07 martin 258           <variablelist>
3288 03 May 07 martin 259             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 260               <term>
3300 07 May 07 martin 261                   <guilabel>Email</guilabel>
3288 03 May 07 martin 262               </term>
3288 03 May 07 martin 263               <listitem>
3290 04 May 07 martin 264                 <para>
3313 09 May 07 martin 265                   User's email address. There is some verification of the value
3313 09 May 07 martin 266                   but there is no check if the email really exists.
3290 04 May 07 martin 267                 </para>
3288 03 May 07 martin 268               </listitem>
3288 03 May 07 martin 269             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 270             <varlistentry>
3288 03 May 07 martin 271               <term>
3313 09 May 07 martin 272                   <guilabel>Organization</guilabel>
3288 03 May 07 martin 273               </term>
3288 03 May 07 martin 274               <listitem>
3313 09 May 07 martin 275                 <para>The company or organization that the user works for.</para>
3288 03 May 07 martin 276               </listitem>
3288 03 May 07 martin 277             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 278             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 279               <term>
3300 07 May 07 martin 280                   <guilabel>Address</guilabel>
3290 04 May 07 martin 281               </term>
3288 03 May 07 martin 282               <listitem>
3288 03 May 07 martin 283                 <para>
3313 09 May 07 martin 284                   User's mail address. Use the magnifying glass down to the right,
3313 09 May 07 martin 285                   to edit this property in a larger window.
3288 03 May 07 martin 286                 </para>
3288 03 May 07 martin 287               </listitem>
3288 03 May 07 martin 288             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 289             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 290               <term>
3300 07 May 07 martin 291                   <guilabel>Phone</guilabel>
3290 04 May 07 martin 292               </term>
3288 03 May 07 martin 293               <listitem>
3288 03 May 07 martin 294                 <para>
3290 04 May 07 martin 295                   User's phone number(s)
3288 03 May 07 martin 296                   <note>
3288 03 May 07 martin 297                     <para>
3290 04 May 07 martin 298                       There is no special field for mobile phone, but it works
3290 04 May 07 martin 299                       fine to put more then one number in this field.
3288 03 May 07 martin 300                     </para>
3288 03 May 07 martin 301                   </note>
3288 03 May 07 martin 302                 </para>
3288 03 May 07 martin 303               </listitem>
3288 03 May 07 martin 304             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 305             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 306               <term>
3300 07 May 07 martin 307                   <guilabel>Fax</guilabel>
3290 04 May 07 martin 308               </term>
3288 03 May 07 martin 309               <listitem>
3290 04 May 07 martin 310                 <para>User's fax number.</para>
3288 03 May 07 martin 311               </listitem>
3288 03 May 07 martin 312             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 313             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 314               <term>
3300 07 May 07 martin 315                   <guilabel>Url</guilabel>
3290 04 May 07 martin 316               </term>
3288 03 May 07 martin 317               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 318                 <para>A URL that is associated with the user.</para>
3288 03 May 07 martin 319               </listitem>
3288 03 May 07 martin 320             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 321             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 322               <term>
3300 07 May 07 martin 323                   <guilabel>Description</guilabel>
3290 04 May 07 martin 324               </term>
3288 03 May 07 martin 325               <listitem>
3290 04 May 07 martin 326                 <para>
3313 09 May 07 martin 327                   Other useful contact information or description about the user
3313 09 May 07 martin 328                   can be written in this field. Use the magnifying glass to edit
3313 09 May 07 martin 329                   the information in a pop-up window with a larger text-area.
3290 04 May 07 martin 330                 </para>
3288 03 May 07 martin 331               </listitem>
3288 03 May 07 martin 332             </varlistentry>
3288 03 May 07 martin 333           </variablelist>
3326 11 May 07 martin 334           <para>
3326 11 May 07 martin 335             Go to the other tabs if there are any changes to do otherwise press
3394 28 May 07 martin 336             &gbSave;
3326 11 May 07 martin 337             to save the values or
3394 28 May 07 martin 338             &gbCancel;
3326 11 May 07 martin 339             to abort.
3326 11 May 07 martin 340           </para>
3326 11 May 07 martin 341           <seeother>
3326 11 May 07 martin 342             <other external_id="user.edit">Edit account</other>
5801 12 Oct 11 nicklas 343             <other external_id="user.edit.additional">Edit additional info</other>
3357 22 May 07 nicklas 344             <other external_id="user.edit.membership">Group and role membership</other>
3326 11 May 07 martin 345           </seeother>
3326 11 May 07 martin 346         </helptext>
3326 11 May 07 martin 347       </sect3>
3288 03 May 07 martin 348
5738 15 Sep 11 nicklas 349       <sect3 id="accounts.users.edit.additional">
3539 29 Jun 07 martin 350         <title>Additional information</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 351         <figure id="accounts.figures.userextra">
5801 12 Oct 11 nicklas 352           <title>Additional user information</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 353           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 354             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 355               <imageobject><imagedata fileref="figures/user_extra.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 356                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 357             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 358           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 359         </figure>
3539 29 Jun 07 martin 360         <helptext external_id="user.edit.additional" title="Additional information">
3539 29 Jun 07 martin 361           <para>
3539 29 Jun 07 martin 362             This tab contains fields that hold various information about the user. There are
4487 08 Sep 08 jari 363             by default two fields in BASE but this could easily be changed by the
5801 12 Oct 11 nicklas 364             server administrator. <nohelp>How this configuration is done can be read in
5801 12 Oct 11 nicklas 365             <xref linkend="appendix.extendedproperties" />.</nohelp>
3539 29 Jun 07 martin 366             <note>
3539 29 Jun 07 martin 367               <para>
3539 29 Jun 07 martin 368                 The
3539 29 Jun 07 martin 369                 <guilabel>Additional info</guilabel>
3539 29 Jun 07 martin 370                 tab is only visible if there is one or more property defined for
3944 09 Nov 07 martin 371                 <classname docapi="net.sf.basedb.core.data">UserData</classname>
3539 29 Jun 07 martin 372                 in the configuration file for extended properties.
3539 29 Jun 07 martin 373               </para>
3539 29 Jun 07 martin 374             </note>
3539 29 Jun 07 martin 375             
4487 08 Sep 08 jari 376             These are the fields that are installed with BASE
3539 29 Jun 07 martin 377             <variablelist>
3539 29 Jun 07 martin 378               <varlistentry>
3539 29 Jun 07 martin 379                 <term>
3539 29 Jun 07 martin 380                   <guilabel>Mobile</guilabel>
3539 29 Jun 07 martin 381                 </term>
3539 29 Jun 07 martin 382                 <listitem>
3539 29 Jun 07 martin 383                   <para>
3539 29 Jun 07 martin 384                     The user's mobile number could be put in this field. This
3539 29 Jun 07 martin 385                     field could be left empty.
3539 29 Jun 07 martin 386                   </para>
3539 29 Jun 07 martin 387                 </listitem>
3539 29 Jun 07 martin 388               </varlistentry>
3539 29 Jun 07 martin 389               <varlistentry>
3539 29 Jun 07 martin 390                 <term>
3539 29 Jun 07 martin 391                   <guilabel>Skype</guilabel>
3539 29 Jun 07 martin 392                 </term>
3539 29 Jun 07 martin 393                 <listitem>
3539 29 Jun 07 martin 394                   <para>
3539 29 Jun 07 martin 395                     Skype contact information, if the user has a registered
4487 08 Sep 08 jari 396                     Skype account. This field could be left empty.
3539 29 Jun 07 martin 397                   </para>
3539 29 Jun 07 martin 398                 </listitem>
3539 29 Jun 07 martin 399               </varlistentry>
3539 29 Jun 07 martin 400             </variablelist>
3539 29 Jun 07 martin 401           </para>
3539 29 Jun 07 martin 402           <para>
3539 29 Jun 07 martin 403             Go to the other tabs if there are any changes to do otherwise press
3539 29 Jun 07 martin 404             &gbSave;
3539 29 Jun 07 martin 405             to save the values or
3539 29 Jun 07 martin 406             &gbCancel;
3539 29 Jun 07 martin 407             to abort.
3539 29 Jun 07 martin 408           </para>
3539 29 Jun 07 martin 409           <seeother>
3539 29 Jun 07 martin 410             <other external_id="user.edit">Edit account</other>
5801 12 Oct 11 nicklas 411             <other external_id="user.edit.contact">Edit contact</other>
3539 29 Jun 07 martin 412             <other external_id="user.edit.membership">Group and role membership</other>
3539 29 Jun 07 martin 413           </seeother>
3539 29 Jun 07 martin 414         </helptext>
3539 29 Jun 07 martin 415       </sect3>
3539 29 Jun 07 martin 416
5738 15 Sep 11 nicklas 417       <sect3 id="accounts.users.edit.membership">
3357 22 May 07 nicklas 418         <title>Group and role membership</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 419         <figure id="accounts.figures.usermembership">
5801 12 Oct 11 nicklas 420           <title>Group and role membership</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 421           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 422             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 423               <imageobject><imagedata fileref="figures/user_membership.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 424                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 425             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 426           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 427         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 428         <helptext external_id="user.edit.membership" title="Group and role membership">
3300 07 May 07 martin 429           <para>
3357 22 May 07 nicklas 430             On this tab, the group and role membership of a user can be
3357 22 May 07 nicklas 431             specified. The membership can also be changed by editing the
3357 22 May 07 nicklas 432             group and/or role.
3467 08 Jun 07 nicklas 433             
3467 08 Jun 07 nicklas 434             <note>
3467 08 Jun 07 nicklas 435               <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 436               When adding a new user, the user is automatically added
3467 08 Jun 07 nicklas 437               as a member to all groups and roles that has been marked
3467 08 Jun 07 nicklas 438               as <emphasis>default</emphasis>. In the standard BASE distribution
3467 08 Jun 07 nicklas 439               the <emphasis>User</emphasis> role is marked as a default role.
3467 08 Jun 07 nicklas 440               </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 441             </note>
3300 07 May 07 martin 442           </para>
3357 22 May 07 nicklas 443           
3357 22 May 07 nicklas 444           <variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 445             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 446               <term><guilabel>Member in</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 447               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 448                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 449                 Lists the groups and roles the user already is a member of.
3357 22 May 07 nicklas 450                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 451               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 452             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 453             
3357 22 May 07 nicklas 454             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 455               <term><guilabel>Add groups&hellip;</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 456               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 457                 <para>
4487 08 Sep 08 jari 458                 Opens a pop-up window that allows you to select
4487 08 Sep 08 jari 459                 groups. In the pop-up window, mark
3394 28 May 07 martin 460                 one or more groups and click on the &gbOk;
4487 08 Sep 08 jari 461                 button. The pop-up window will not list groups that 
3357 22 May 07 nicklas 462                 the user already is a member of.
3357 22 May 07 nicklas 463                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 464               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 465             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 466             
3357 22 May 07 nicklas 467             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 468               <term><guilabel>Add roles&hellip;</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 469               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 470                 <para>
4487 08 Sep 08 jari 471                 Opens a pop-up window that allows you to select
4487 08 Sep 08 jari 472                 roles. In the pop-up window, mark
3394 28 May 07 martin 473                 one or more roles and click on the &gbOk;
4487 08 Sep 08 jari 474                 button. The pop-up window will not list roles that 
3357 22 May 07 nicklas 475                 the user already is a member of.
3357 22 May 07 nicklas 476                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 477               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 478             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 479             
3357 22 May 07 nicklas 480             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 481               <term><guilabel>Remove</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 482               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 483                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 484                 Use this button to remove the user from the selected
3357 22 May 07 nicklas 485                 groups and/or roles. The selected items will then disappear 
3357 22 May 07 nicklas 486                 from the list of memberships.
3357 22 May 07 nicklas 487                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 488               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 489             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 490           </variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 491           
3300 07 May 07 martin 492           <para>
3326 11 May 07 martin 493             Go to the other tabs if there are any changes to do otherwise press
3394 28 May 07 martin 494             &gbSave;
3326 11 May 07 martin 495             to save the values or
3394 28 May 07 martin 496             &gbCancel;
3326 11 May 07 martin 497             to abort.
3326 11 May 07 martin 498           </para>
3326 11 May 07 martin 499           <seeother>
3467 08 Jun 07 nicklas 500             <other external_id="user.edit">Edit user</other>
3357 22 May 07 nicklas 501             <other external_id="user.edit.contact">Edit contact information</other>
5801 12 Oct 11 nicklas 502             <other external_id="user.edit.additional">Edit additional info</other>
3467 08 Jun 07 nicklas 503             <other external_id="user.edit.default_membership">Default group and role membership</other>
3326 11 May 07 martin 504           </seeother>
3326 11 May 07 martin 505         </helptext>
3326 11 May 07 martin 506       </sect3>
3287 03 May 07 martin 507     </sect2>
3467 08 Jun 07 nicklas 508     
5738 15 Sep 11 nicklas 509     <sect2 id="accounts.users.default_membership">
3467 08 Jun 07 nicklas 510       <title>Default group and role membership</title>
3467 08 Jun 07 nicklas 511       
5801 12 Oct 11 nicklas 512         <figure id="accounts.figures.defaultmembership">
5801 12 Oct 11 nicklas 513           <title>Default group and role membership</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 514           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 515             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 516               <imageobject><imagedata fileref="figures/default_membership.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 517                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 518             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 519           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 520         </figure>
5801 12 Oct 11 nicklas 521         
3467 08 Jun 07 nicklas 522       <helptext external_id="user.edit.default_membership" 
3467 08 Jun 07 nicklas 523         title="Default group and role membership">
3467 08 Jun 07 nicklas 524         <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 525           It is possible to automatically let BASE add new users
3467 08 Jun 07 nicklas 526           as a member of a pre-defined list of groups and/or roles. This is done
3467 08 Jun 07 nicklas 527           by marking those groups and roles as <emphasis>default</emphasis>
3467 08 Jun 07 nicklas 528           groups and roles. There are two ways to do this.
3467 08 Jun 07 nicklas 529         </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 530         
3467 08 Jun 07 nicklas 531         <orderedlist>
3467 08 Jun 07 nicklas 532         <listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 533           <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 534           Change the flag in the edit-dialog for each of the groups/roles
3467 08 Jun 07 nicklas 535           that you want to assign as default.
3467 08 Jun 07 nicklas 536           </para>  
3467 08 Jun 07 nicklas 537         </listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 538         
3467 08 Jun 07 nicklas 539         <listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 540           <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 541           Use the <guibutton>Default membership</guibutton> button on the
3467 08 Jun 07 nicklas 542           <menuchoice>
3467 08 Jun 07 nicklas 543             <guimenu>Administrate</guimenu>
3467 08 Jun 07 nicklas 544             <guimenuitem>Users</guimenuitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 545           </menuchoice>
4487 08 Sep 08 jari 546           page and select groups and roles in a pop-up dialog.
3467 08 Jun 07 nicklas 547           The dialog lists all groups and roles that are currently
3467 08 Jun 07 nicklas 548           assigned as default. Use the <guibutton>Add groups</guibutton>
3467 08 Jun 07 nicklas 549           and <guibutton>Add roles</guibutton> buttons to select more
3467 08 Jun 07 nicklas 550           groups and roles. Use the <guibutton>Remove</guibutton> button
3467 08 Jun 07 nicklas 551           to remove the selected groups/roles.
3467 08 Jun 07 nicklas 552           </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 553         </listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 554         </orderedlist>
3467 08 Jun 07 nicklas 555         
3467 08 Jun 07 nicklas 556         <note>
3467 08 Jun 07 nicklas 557           <para>
3487 13 Jun 07 peter 558           Changing which groups and roles that are the default does not affect
3467 08 Jun 07 nicklas 559           existing user accounts. They are only used to assign membership to
3467 08 Jun 07 nicklas 560           new users.
3467 08 Jun 07 nicklas 561           </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 562         </note>
3467 08 Jun 07 nicklas 563         <seeother>
3467 08 Jun 07 nicklas 564           <other external_id="user.edit.membership">Edit user group and role membership</other>
3467 08 Jun 07 nicklas 565         </seeother>
3467 08 Jun 07 nicklas 566       </helptext>
3467 08 Jun 07 nicklas 567     </sect2>
3281 27 Apr 07 martin 568   </sect1>
3281 27 Apr 07 martin 569
5738 15 Sep 11 nicklas 570   <sect1 id="accounts.groups">
3287 03 May 07 martin 571     <title>Groups administration</title>
3310 09 May 07 martin 572     <para>
3357 22 May 07 nicklas 573       Groups in BASE are meant to represent the organizational structure of
4487 08 Sep 08 jari 574       a company or institution. For example, there can be one group for each 
3357 22 May 07 nicklas 575       department and subgroups for the teams in the departments.
3357 22 May 07 nicklas 576       The group-membership is normally set when the user is added to BASE and
3487 13 Jun 07 peter 577       should not have to be changed later, except when the company is re-organizing.
3310 09 May 07 martin 578     </para>
3310 09 May 07 martin 579     <para>
3310 09 May 07 martin 580       There is one pre-installed group in BASE, a system group, called Everyone. It is, like
3357 22 May 07 nicklas 581       the name says, a group in which everyone (all users) are members. The users that are
3313 09 May 07 martin 582       allowed to share to everyone can easily share items to all users by sharing the item to
3313 09 May 07 martin 583       this group.
3310 09 May 07 martin 584     </para>
3287 03 May 07 martin 585
5738 15 Sep 11 nicklas 586     <sect2 id="accounts.groups.edit">
3287 03 May 07 martin 587       <title>Edit group</title>
3313 09 May 07 martin 588       <para>
3357 22 May 07 nicklas 589         The pop-up window where a group can be edited has two tabs,
3313 09 May 07 martin 590         <guilabel>Group</guilabel>
3313 09 May 07 martin 591         and
3357 22 May 07 nicklas 592         <guilabel>Members</guilabel>.
3313 09 May 07 martin 593       </para>
5738 15 Sep 11 nicklas 594       <sect3 id="accounts.groups.edit.properties">
3357 22 May 07 nicklas 595         <title>Properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 596         <figure id="accounts.figures.group">
5801 12 Oct 11 nicklas 597           <title>Group properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 598           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 599             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 600               <imageobject><imagedata fileref="figures/group_edit.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 601                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 602             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 603           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 604         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 605         <helptext external_id="group.edit" title="Edit group">
3290 04 May 07 martin 606           <variablelist>
3290 04 May 07 martin 607             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 608               <term>
3300 07 May 07 martin 609                 <guilabel>Name</guilabel>
3290 04 May 07 martin 610               </term>
3290 04 May 07 martin 611               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 612                 <para>The name of the group.</para>
3290 04 May 07 martin 613               </listitem>
3290 04 May 07 martin 614             </varlistentry>
3290 04 May 07 martin 615             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 616               <term>
3467 08 Jun 07 nicklas 617                 <guilabel>Default</guilabel>
3467 08 Jun 07 nicklas 618               </term>
3467 08 Jun 07 nicklas 619               <listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 620                 <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 621                   Mark this checkbox to let BASE automatically add new users
3467 08 Jun 07 nicklas 622                   as members to this group.
3467 08 Jun 07 nicklas 623                 </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 624               </listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 625             </varlistentry>
3467 08 Jun 07 nicklas 626             <varlistentry>
3467 08 Jun 07 nicklas 627               <term>
5683 02 Aug 11 nicklas 628                 <guilabel>Hidden members</guilabel>
5683 02 Aug 11 nicklas 629               </term>
5683 02 Aug 11 nicklas 630               <listitem>
5683 02 Aug 11 nicklas 631                 <para>
5683 02 Aug 11 nicklas 632                   Mark this checkbox to create a group with hidden members. 
5683 02 Aug 11 nicklas 633                   This means that a user will not be able to see information about
5683 02 Aug 11 nicklas 634                   other members in the group, but it is still possible to share items
5683 02 Aug 11 nicklas 635                   to the group as a whole.
5683 02 Aug 11 nicklas 636                 </para>
5683 02 Aug 11 nicklas 637               </listitem>
5683 02 Aug 11 nicklas 638             </varlistentry>
5683 02 Aug 11 nicklas 639             <varlistentry>
5683 02 Aug 11 nicklas 640               <term>
3300 07 May 07 martin 641                   <guilabel>Description</guilabel>
3290 04 May 07 martin 642               </term>
3290 04 May 07 martin 643               <listitem>
3290 04 May 07 martin 644                 <para>
3313 09 May 07 martin 645                   Description about the group. The magnifying glass, down to the
3313 09 May 07 martin 646                   right, can be used to open and edit the text in a larger text
3313 09 May 07 martin 647                   area.
3290 04 May 07 martin 648                 </para>
3290 04 May 07 martin 649               </listitem>
3290 04 May 07 martin 650             </varlistentry>
3290 04 May 07 martin 651             <varlistentry>
3290 04 May 07 martin 652               <term>
3300 07 May 07 martin 653                   <guilabel>Quota</guilabel>
3290 04 May 07 martin 654               </term>
3290 04 May 07 martin 655               <listitem>
3290 04 May 07 martin 656                 <para>
3290 04 May 07 martin 657                   With this property it's possible to limit the quota of total
3357 22 May 07 nicklas 658                   disk space for the group members. Select
3290 04 May 07 martin 659                   <guilabel>-none-</guilabel>
3487 13 Jun 07 peter 660                   from the drop-down list if the group should not have any quota.
4487 08 Sep 08 jari 661                   There are some presets of quotas that comes with the BASE
3357 22 May 07 nicklas 662                   installation, besides a couple with different size of total disk
3290 04 May 07 martin 663                   space there are one called
3290 04 May 07 martin 664                   <guilabel>No quota</guilabel>
3290 04 May 07 martin 665                   and one with
3357 22 May 07 nicklas 666                   <guilabel>Unlimited quota</guilabel>.
3357 22 May 07 nicklas 667                   Their names speak for them self.
3290 04 May 07 martin 668                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 669                 
3357 22 May 07 nicklas 670                 <note>
3357 22 May 07 nicklas 671                   <para>
3357 22 May 07 nicklas 672                   A user can only take quota from one group, which has
3357 22 May 07 nicklas 673                   to be specified as the <guilabel>Quota group</guilabel>
3357 22 May 07 nicklas 674                   of the user.
3357 22 May 07 nicklas 675                   </para>
3357 22 May 07 nicklas 676                 </note>
3357 22 May 07 nicklas 677                 
3290 04 May 07 martin 678               </listitem>
3290 04 May 07 martin 679             </varlistentry>
3290 04 May 07 martin 680           </variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 681           <para>
3357 22 May 07 nicklas 682             Go to the other tab,
3357 22 May 07 nicklas 683             <guilabel>Members</guilabel>,
3357 22 May 07 nicklas 684             if there are any changes to do otherwise use
3394 28 May 07 martin 685             &gbSave;
3357 22 May 07 nicklas 686             to save the settings or
3394 28 May 07 martin 687             &gbCancel;
3357 22 May 07 nicklas 688             to abort.
3357 22 May 07 nicklas 689           </para>
3357 22 May 07 nicklas 690           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 691             <other external_id="group.edit.membership">Edit group members</other>
3357 22 May 07 nicklas 692             <other external_id="user.edit">Edit user</other>
3357 22 May 07 nicklas 693           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 694         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 695       </sect3>
3310 09 May 07 martin 696
5738 15 Sep 11 nicklas 697       <sect3 id="accounts.groups.edit.members">
3357 22 May 07 nicklas 698         <title>Group members</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 699         <figure id="accounts.figures.groupmembers">
5801 12 Oct 11 nicklas 700           <title>Group members</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 701           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 702             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 703               <imageobject><imagedata fileref="figures/group_members.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 704                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 705             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 706           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 707         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 708         <helptext external_id="group.edit.membership" title="Edit group members">
3290 04 May 07 martin 709           <para>
3357 22 May 07 nicklas 710             A group can have both single users and other groups as members. Group
3300 07 May 07 martin 711             members have access to those items that are shared to the group. Each user
3310 09 May 07 martin 712             in the group has the possibility to share their own items to one or more of
3310 09 May 07 martin 713             the other members or to the whole group.
3290 04 May 07 martin 714           </para>
3357 22 May 07 nicklas 715           
3357 22 May 07 nicklas 716           <variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 717             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 718               <term><guilabel>Members</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 719               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 720                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 721                   Lists the user and groups that are already
3357 22 May 07 nicklas 722                   members of this group.
3357 22 May 07 nicklas 723                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 724               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 725             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 726             
3357 22 May 07 nicklas 727             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 728               <term><guilabel>Add users&hellip;</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 729               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 730                 <para>
4487 08 Sep 08 jari 731                 Opens a pop-up window that allows you to add
4487 08 Sep 08 jari 732                 users to the group. In the pop-up window, mark
3394 28 May 07 martin 733                 one or more users and click on the &gbOk;
4487 08 Sep 08 jari 734                 button. The pop-up window will not list users that 
3357 22 May 07 nicklas 735                 are already members of the group.
3357 22 May 07 nicklas 736                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 737               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 738             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 739             
3357 22 May 07 nicklas 740             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 741               <term><guilabel>Add groups&hellip;</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 742               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 743                 <para>
4487 08 Sep 08 jari 744                 Opens a pop-up window that allows you to add
4487 08 Sep 08 jari 745                 other groups to the group. In the pop-up window, mark
3394 28 May 07 martin 746                 one or more groups and click on the &gbOk;
4487 08 Sep 08 jari 747                 button. The pop-up window will not list groups that 
3357 22 May 07 nicklas 748                 are already members of the group.
3357 22 May 07 nicklas 749                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 750               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 751             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 752             
3357 22 May 07 nicklas 753             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 754               <term><guilabel>Remove</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 755               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 756                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 757                 Use this button to remove the selected
3357 22 May 07 nicklas 758                 users and/or groups from this group. The selected items will 
3357 22 May 07 nicklas 759                 disappear from the list of memberships.
3357 22 May 07 nicklas 760                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 761               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 762             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 763             
3357 22 May 07 nicklas 764           </variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 765           
3300 07 May 07 martin 766           <para>
3357 22 May 07 nicklas 767             Go to the other tab if there are any changes to do, otherwise use
3394 28 May 07 martin 768             &gbSave;
3357 22 May 07 nicklas 769             to save the values or
3394 28 May 07 martin 770             &gbCancel;
3357 22 May 07 nicklas 771             to abort.
3300 07 May 07 martin 772           </para>
3357 22 May 07 nicklas 773           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 774             <other external_id="group.edit">Edit group properties</other>
3357 22 May 07 nicklas 775           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 776         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 777       </sect3>
3287 03 May 07 martin 778     </sect2>
3281 27 Apr 07 martin 779   </sect1>
3281 27 Apr 07 martin 780
5738 15 Sep 11 nicklas 781   <sect1 id="accounts.roles">
3287 03 May 07 martin 782     <title>Roles administration</title>
3310 09 May 07 martin 783     <para>
3357 22 May 07 nicklas 784       Roles are meant to represent different kinds of working positions that users can have, 
3357 22 May 07 nicklas 785       like server administrator or regular user just to mention two.
3357 22 May 07 nicklas 786       Users are normally assigned a role, perhaps more than one, when they are created and
3313 09 May 07 martin 787       registered in BASE.
3310 09 May 07 martin 788     </para>
3287 03 May 07 martin 789
3357 22 May 07 nicklas 790
5738 15 Sep 11 nicklas 791     <sect2 id="accounts.roles.defaultroles">
3467 08 Jun 07 nicklas 792       <title>Pre-defined system roles</title>
3357 22 May 07 nicklas 793       <para>
3357 22 May 07 nicklas 794         BASE comes with some pre-defined roles. These are configured to cover the
3357 22 May 07 nicklas 795         normal user roles that can appear. A more detailed description of the different
3357 22 May 07 nicklas 796         roles and when to use them follows here.
3357 22 May 07 nicklas 797       </para>
3357 22 May 07 nicklas 798       <variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 799         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 800           <term>Administrator</term>
3357 22 May 07 nicklas 801           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 802             <para>
3357 22 May 07 nicklas 803               This role gives the user full permission to do everything in BASE and
3357 22 May 07 nicklas 804               also possibility to share items with the system-group 'Everyone'. Users
3357 22 May 07 nicklas 805               that are supposed to administrate the server, user accounts, groups etc.
3357 22 May 07 nicklas 806               should have this role.
3357 22 May 07 nicklas 807             </para>
3357 22 May 07 nicklas 808           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 809         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 810         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 811           <term>Supervisor</term>
3357 22 May 07 nicklas 812           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 813             <para>
3357 22 May 07 nicklas 814               Users that are members of this role has permission to read everything in
3487 13 Jun 07 peter 815               BASE. This role does not let the members to actually do anything in BASE
3357 22 May 07 nicklas 816               except read and supervise.
3357 22 May 07 nicklas 817             </para>
3357 22 May 07 nicklas 818           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 819         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 820         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 821           <term>Power user</term>
3357 22 May 07 nicklas 822           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 823             <para>
3357 22 May 07 nicklas 824               This role allows it's members to do some things that an ordinary user
3357 22 May 07 nicklas 825               not is allowed to. Most things are related to global resources
3357 22 May 07 nicklas 826               like reporters, the array lims and plug-ins.
3357 22 May 07 nicklas 827               This role can be proper for those users that are in
4487 08 Sep 08 jari 828               some kind of leading position over work groups or projects.
3357 22 May 07 nicklas 829             </para>
3357 22 May 07 nicklas 830           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 831         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 832         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 833           <term>User</term>
3357 22 May 07 nicklas 834           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 835             <para>
3357 22 May 07 nicklas 836               A role that is suitable for all ordinary users. This allows the members
3357 22 May 07 nicklas 837               to do common things in BASE such as creating biomaterials and
3357 22 May 07 nicklas 838               experiments, uploading raw data and analyse it.
3357 22 May 07 nicklas 839             </para>
3357 22 May 07 nicklas 840           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 841         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 842         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 843           <term>Guest</term>
3357 22 May 07 nicklas 844           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 845             <para>
3357 22 May 07 nicklas 846               This is a role with limited access to create new things. It is useful
3357 22 May 07 nicklas 847               for those who wants to have peek at the program. It can also be
3357 22 May 07 nicklas 848               used for someone that is helping out with the analysis of an experiment.
3357 22 May 07 nicklas 849             </para>
3357 22 May 07 nicklas 850           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 851         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 852         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 853           <term>Job agent</term>
3357 22 May 07 nicklas 854           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 855             <para>
3357 22 May 07 nicklas 856               This role is given to the job agents and allows them to read and execute
3357 22 May 07 nicklas 857               jobs. Job agents always runs the jobs as the user who created the job
3357 22 May 07 nicklas 858               and therefore it have to be able to act as another user.
3357 22 May 07 nicklas 859             </para>
3357 22 May 07 nicklas 860           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 861         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 862       </variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 863     </sect2>
3357 22 May 07 nicklas 864
5738 15 Sep 11 nicklas 865     <sect2 id="accounts.roles.edit">
3287 03 May 07 martin 866       <title>Edit role</title>
3310 09 May 07 martin 867       <para>
3487 13 Jun 07 peter 868         Creating a new role or editing the system-roles are something that do not needs to be
3313 09 May 07 martin 869         done very often. The existing roles will normally be enough but there can be some
3310 09 May 07 martin 870         cases when they need to be complemented, either with a new role or with different
3310 09 May 07 martin 871         permissions.
3310 09 May 07 martin 872       </para>
5738 15 Sep 11 nicklas 873       <sect3 id="accounts.roles.edit.properties">
3357 22 May 07 nicklas 874         <title>Properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 875         <figure id="accounts.figures.role">
5801 12 Oct 11 nicklas 876           <title>Role properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 877           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 878             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 879               <imageobject><imagedata fileref="figures/role_edit.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 880                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 881             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 882           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 883         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 884         <helptext external_id="role.edit" title="Edit role">
3357 22 May 07 nicklas 885
3300 07 May 07 martin 886           <variablelist>
3300 07 May 07 martin 887             <varlistentry>
3300 07 May 07 martin 888               <term>
3300 07 May 07 martin 889                 <guilabel>Name</guilabel>
3300 07 May 07 martin 890               </term>
3300 07 May 07 martin 891               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 892                 <para>The name of the role.</para>
3300 07 May 07 martin 893               </listitem>
3300 07 May 07 martin 894             </varlistentry>
3300 07 May 07 martin 895             <varlistentry>
3300 07 May 07 martin 896               <term>
3357 22 May 07 nicklas 897                 <guilabel>Share to Everyone</guilabel>
3300 07 May 07 martin 898               </term>
3300 07 May 07 martin 899               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 900                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 901                 Allows the user to share items to the 
3357 22 May 07 nicklas 902                 system-group 'Everyone'.
3357 22 May 07 nicklas 903                 </para>
3300 07 May 07 martin 904               </listitem>
3300 07 May 07 martin 905             </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 906             
3300 07 May 07 martin 907             <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 908               <term><guilabel>Act as another user</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 909               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 910                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 911                   Allows the user to login as another user without
3357 22 May 07 nicklas 912                   knowing the password. This is used by job agents
3357 22 May 07 nicklas 913                   to make it possible for them to execute a plug-in
3357 22 May 07 nicklas 914                   as the user that created the job. This permission
3357 22 May 07 nicklas 915                   will also make it possible to switch user in the web
3357 22 May 07 nicklas 916                   interface. It can be useful for an administrator who
3357 22 May 07 nicklas 917                   needs to check out a problem, but use this permission
3357 22 May 07 nicklas 918                   with care.
3357 22 May 07 nicklas 919                 </para>
3357 22 May 07 nicklas 920               </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 921             </varlistentry>
4311 23 May 08 nicklas 922
3357 22 May 07 nicklas 923             <varlistentry>
3300 07 May 07 martin 924               <term>
4311 23 May 08 nicklas 925                 <guilabel>Select job agent for jobs</guilabel>
4311 23 May 08 nicklas 926               </term>
4311 23 May 08 nicklas 927               <listitem>
4311 23 May 08 nicklas 928                 <para>
4311 23 May 08 nicklas 929                 Allows the user to select a specific job agent when running jobs.
4311 23 May 08 nicklas 930                 Users without this permission will always have a randomly selected
4311 23 May 08 nicklas 931                 job agent.
4311 23 May 08 nicklas 932                 </para>
4311 23 May 08 nicklas 933               </listitem>
4311 23 May 08 nicklas 934             </varlistentry>
4311 23 May 08 nicklas 935
4311 23 May 08 nicklas 936             <varlistentry>
4311 23 May 08 nicklas 937               <term>
3467 08 Jun 07 nicklas 938                 <guilabel>Default</guilabel>
3467 08 Jun 07 nicklas 939               </term>
3467 08 Jun 07 nicklas 940               <listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 941                 <para>
3467 08 Jun 07 nicklas 942                   Mark this checkbox to let BASE automatically add new users
3467 08 Jun 07 nicklas 943                   as members to the role.
3467 08 Jun 07 nicklas 944                 </para>
3467 08 Jun 07 nicklas 945               </listitem>
3467 08 Jun 07 nicklas 946             </varlistentry>
3467 08 Jun 07 nicklas 947             <varlistentry>
3467 08 Jun 07 nicklas 948               <term>
3300 07 May 07 martin 949                 <guilabel>Description</guilabel>
3300 07 May 07 martin 950               </term>
3300 07 May 07 martin 951               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 952                 <para>Description and information about the role.</para>
3300 07 May 07 martin 953               </listitem>
3300 07 May 07 martin 954             </varlistentry>
3300 07 May 07 martin 955           </variablelist>
3300 07 May 07 martin 956           <para>
3313 09 May 07 martin 957             Set the properties and proceed then to either one of the other tabs or by
3300 07 May 07 martin 958             clicking on one of the buttons:
3394 28 May 07 martin 959             &gbSave;
3300 07 May 07 martin 960             to save the changes or
3394 28 May 07 martin 961             &gbCancel;
3300 07 May 07 martin 962             to abort.
3300 07 May 07 martin 963           </para>
3357 22 May 07 nicklas 964           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 965             <other external_id="role.edit.permissions">Role permissions</other>
3357 22 May 07 nicklas 966             <other external_id="role.edit.members">Role members</other>
3357 22 May 07 nicklas 967           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 968         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 969       </sect3>
3313 09 May 07 martin 970
5738 15 Sep 11 nicklas 971       <sect3 id="accounts.roles.edit.permissions">
3357 22 May 07 nicklas 972         <title>Permissions</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 973         <figure id="accounts.figures.rolepermissions">
5801 12 Oct 11 nicklas 974           <title>Role permissions</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 975           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 976             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 977               <imageobject><imagedata fileref="figures/role_permissions.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 978                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 979             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 980           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 981         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 982         <helptext external_id="role.edit.permissions" title="Edit role permissions">
3300 07 May 07 martin 983           <para>
4487 08 Sep 08 jari 984             A role's permissions are defined for each item type within BASE. Set the
3313 09 May 07 martin 985             role's permission on an item type by first selecting the item(s) in the list
3313 09 May 07 martin 986             and then tick those permissions that should be applied. Not all permissions
3313 09 May 07 martin 987             can be applied to every item type, that's why permission check-boxes becomes
3313 09 May 07 martin 988             disabled when selecting some of the item types
3300 07 May 07 martin 989           </para>
3300 07 May 07 martin 990           <para>
3313 09 May 07 martin 991             After each item type in the list is a string inside square brackets that
3313 09 May 07 martin 992             shows what kind of permissions the current role has on that particular item
3487 13 Jun 07 peter 993             type. The permissions that do not have been set are represented with '-'
3313 09 May 07 martin 994             inside the square brackets and those which have been set are represented
3313 09 May 07 martin 995             with characters that are listed below.
3300 07 May 07 martin 996           </para>
3313 09 May 07 martin 997           <itemizedlist>
3300 07 May 07 martin 998             <listitem>
3310 09 May 07 martin 999               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1000                 <guilabel>DENIED</guilabel>
3313 09 May 07 martin 1001                 = Deny access to the selected item type. This exclude all the other
3300 07 May 07 martin 1002                 permissions by unchecking the other check boxes.
3310 09 May 07 martin 1003               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1004             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1005             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1006               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1007                 <guilabel>C</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1008                 = Create
3310 09 May 07 martin 1009               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1010             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1011             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1012               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1013                 <guilabel>R</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1014                 = Read
3310 09 May 07 martin 1015               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1016             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1017             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1018               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1019                 <guilabel>U</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1020                 = Use
3310 09 May 07 martin 1021               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1022             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1023             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1024               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1025                 <guilabel>W</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1026                 = Write
3310 09 May 07 martin 1027               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1028             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1029             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1030               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1031                 <guilabel>D</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1032                 = Delete
3310 09 May 07 martin 1033               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1034             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1035             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1036               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1037                 <guilabel>O</guilabel>
4588 16 Oct 08 martin 1038                 = Set owner
3310 09 May 07 martin 1039               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1040             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1041             <listitem>
3310 09 May 07 martin 1042               <simpara>
3300 07 May 07 martin 1043                 <guilabel>P</guilabel>
3300 07 May 07 martin 1044                 = Set permission
3310 09 May 07 martin 1045               </simpara>
3300 07 May 07 martin 1046             </listitem>
3300 07 May 07 martin 1047           </itemizedlist>
3300 07 May 07 martin 1048           <para>
3313 09 May 07 martin 1049             Set the role's permission on each one of the item types and proceed then to
3357 22 May 07 nicklas 1050             one of the other tabs or click on 
3394 28 May 07 martin 1051             &gbSave;
3300 07 May 07 martin 1052             to save the changes or
3394 28 May 07 martin 1053             &gbCancel;
3300 07 May 07 martin 1054             to abort.
3300 07 May 07 martin 1055           </para>
3357 22 May 07 nicklas 1056           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 1057             <other external_id="role.edit">Edit properties</other>
3357 22 May 07 nicklas 1058             <other external_id="role.edit.members">Role members</other>
3357 22 May 07 nicklas 1059           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 1060         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 1061       </sect3>
3313 09 May 07 martin 1062
5738 15 Sep 11 nicklas 1063       <sect3 id="accounts.roles.edit.members">
3357 22 May 07 nicklas 1064         <title>Members</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 1065         <figure id="accounts.figures.rolemembers">
5801 12 Oct 11 nicklas 1066           <title>Role members</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 1067           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 1068             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1069               <imageobject><imagedata fileref="figures/role_members.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 1070                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1071             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1072           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 1073         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 1074         <helptext external_id="role.edit.members" title="Role members">
3357 22 May 07 nicklas 1075         
3357 22 May 07 nicklas 1076         <variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 1077           <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1078             <term><guilabel>Members</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 1079             <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1080               <para>
3357 22 May 07 nicklas 1081               Users that are members of a role are listed in the list-box located on this
3357 22 May 07 nicklas 1082               tab.
3357 22 May 07 nicklas 1083               </para>
3357 22 May 07 nicklas 1084             </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1085           </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1086           <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1087             <term><guibutton>Add users</guibutton></term>
3357 22 May 07 nicklas 1088             <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1089               <para>
3357 22 May 07 nicklas 1090                 Select the users that should be added from the list in the
3357 22 May 07 nicklas 1091                 pop-up window. Click on the
3394 28 May 07 martin 1092                 &gbOk;
3357 22 May 07 nicklas 1093                 button to close the pop-up window and add the selected users.
3357 22 May 07 nicklas 1094               </para>
3357 22 May 07 nicklas 1095             </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1096           </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1097           <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1098               <term>Remove</term>
3300 07 May 07 martin 1099               <listitem>
3300 07 May 07 martin 1100                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 1101                   Removes the selected users from the role.
3300 07 May 07 martin 1102                 </para>
3300 07 May 07 martin 1103               </listitem>
3300 07 May 07 martin 1104             </varlistentry>
3300 07 May 07 martin 1105           </variablelist>
3300 07 May 07 martin 1106           <para>
3300 07 May 07 martin 1107             Press
3394 28 May 07 martin 1108             &gbSave;
3300 07 May 07 martin 1109             to save the role or go to one of the other tabs if there are more that needs
3300 07 May 07 martin 1110             to be set. Use
3394 28 May 07 martin 1111             &gbClose;
3300 07 May 07 martin 1112             to abort and close the window without saving the changes.
3300 07 May 07 martin 1113           </para>
3357 22 May 07 nicklas 1114           <seeother>
3357 22 May 07 nicklas 1115             <other external_id="role.edit">Edit properties</other>
3357 22 May 07 nicklas 1116             <other external_id="role.edit.permissions">Role permissions</other>
3357 22 May 07 nicklas 1117           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 1118         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 1119       </sect3>
3287 03 May 07 martin 1120     </sect2>
3281 27 Apr 07 martin 1121   </sect1>
3313 09 May 07 martin 1122
5738 15 Sep 11 nicklas 1123   <sect1 id="accounts.quota">
3357 22 May 07 nicklas 1124     <title>Disk space/quota</title>
3310 09 May 07 martin 1125     <para>
3357 22 May 07 nicklas 1126       The administrator can control the maximum size of disk space for users and groups.
3357 22 May 07 nicklas 1127       A user must be assigned a quota of their own and may optionally have a group
3357 22 May 07 nicklas 1128       quota as well. If so, the most restrictive quota is checked whenever the user
3357 22 May 07 nicklas 1129       tries to do something that counts as disk-consuming, for example uploading a file.
3310 09 May 07 martin 1130     </para>
3357 22 May 07 nicklas 1131     
3357 22 May 07 nicklas 1132     <note>
3357 22 May 07 nicklas 1133       <para>
3357 22 May 07 nicklas 1134       The quota is checked before an operation, which is allowed to continue if there
3357 22 May 07 nicklas 1135       is space left. For example, even if you have only one byte left of disk space
3357 22 May 07 nicklas 1136       you are allowed to upload a 10MB file.
3357 22 May 07 nicklas 1137       </para>
3357 22 May 07 nicklas 1138     </note>
3357 22 May 07 nicklas 1139       
3310 09 May 07 martin 1140     <para>
3357 22 May 07 nicklas 1141       Read
5738 15 Sep 11 nicklas 1142       <xref linkend="accounts.users.edit" />
5738 15 Sep 11 nicklas 1143       and <xref linkend="accounts.groups.edit" />
3357 22 May 07 nicklas 1144       for information about how to set a quota for a user and 
3357 22 May 07 nicklas 1145       group.
3310 09 May 07 martin 1146     </para>
3310 09 May 07 martin 1147     <para>
3310 09 May 07 martin 1148       The list of quotas in BASE can be found by using the menu
3310 09 May 07 martin 1149       <menuchoice>
3310 09 May 07 martin 1150         <guimenu>Administrate</guimenu>
3310 09 May 07 martin 1151         <guimenuitem>Quota</guimenuitem>
3357 22 May 07 nicklas 1152       </menuchoice>.
3310 09 May 07 martin 1153     </para>
3310 09 May 07 martin 1154
5738 15 Sep 11 nicklas 1155     <sect2 id="accounts.quota.edit">
3310 09 May 07 martin 1156       <title>Edit quota</title>
5976 20 Feb 12 nicklas 1157
5738 15 Sep 11 nicklas 1158       <sect3 id="accounts.quota.edit.properties">
3357 22 May 07 nicklas 1159         <title>Properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 1160         <figure id="accounts.figures.quota">
5801 12 Oct 11 nicklas 1161           <title>Quota properties</title>
5801 12 Oct 11 nicklas 1162           <screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 1163             <mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1164               <imageobject><imagedata fileref="figures/quota_edit.png" format="PNG"
5801 12 Oct 11 nicklas 1165                 /></imageobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1166             </mediaobject>
5801 12 Oct 11 nicklas 1167           </screenshot>
5801 12 Oct 11 nicklas 1168         </figure>
3357 22 May 07 nicklas 1169         <helptext external_id="quota.edit" title="Edit properties">
3310 09 May 07 martin 1170           <variablelist>
3310 09 May 07 martin 1171             <varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1172               <term>
3310 09 May 07 martin 1173                 <guilabel>Name</guilabel>
3310 09 May 07 martin 1174               </term>
3310 09 May 07 martin 1175               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1176                 <para>Name of the quota.</para>
3310 09 May 07 martin 1177               </listitem>
3310 09 May 07 martin 1178             </varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1179
3310 09 May 07 martin 1180             <varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1181               <term>
5976 20 Feb 12 nicklas 1182                 <guilabel>Total quota</guilabel>
3310 09 May 07 martin 1183               </term>
3310 09 May 07 martin 1184               <listitem>
3310 09 May 07 martin 1185                 <para>
3487 13 Jun 07 peter 1186                   Limit of total quota. The sum of the other three quotas does not
3310 09 May 07 martin 1187                   have to be the same as this, it is always the most restricted
3357 22 May 07 nicklas 1188                   value that is used.
3310 09 May 07 martin 1189                 </para>
3310 09 May 07 martin 1190               </listitem>
3310 09 May 07 martin 1191             </varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1192             <varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1193               <term>
3310 09 May 07 martin 1194                   <guilabel>Files</guilabel>
3310 09 May 07 martin 1195               </term>
3310 09 May 07 martin 1196               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1197                 <para>Limit of disk space to save files in.</para>
3310 09 May 07 martin 1198               </listitem>
3310 09 May 07 martin 1199             </varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1200             <varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1201               <term>
3310 09 May 07 martin 1202                   <guilabel>Raw data</guilabel>
3310 09 May 07 martin 1203               </term>
3310 09 May 07 martin 1204               <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1205                 <para>Limit of disk space to save raw data in.</para>
3310 09 May 07 martin 1206               </listitem>
3310 09 May 07 martin 1207             </varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1208             <varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1209               <term>
3310 09 May 07 martin 1210                   <guilabel>Experiments</guilabel>
3310 09 May 07 martin 1211               </term>
3310 09 May 07 martin 1212               <listitem>
3310 09 May 07 martin 1213                 <para>
3357 22 May 07 nicklas 1214                   Limit of disk space that can be used by experiments.
3310 09 May 07 martin 1215                 </para>
3310 09 May 07 martin 1216               </listitem>
3310 09 May 07 martin 1217             </varlistentry>
5976 20 Feb 12 nicklas 1218             <varlistentry>
5976 20 Feb 12 nicklas 1219               <term>
5976 20 Feb 12 nicklas 1220                   <guilabel>Description</guilabel>
5976 20 Feb 12 nicklas 1221               </term>
5976 20 Feb 12 nicklas 1222               <listitem>
5976 20 Feb 12 nicklas 1223                 <para>
5976 20 Feb 12 nicklas 1224                   Description of the quota. It could be a good idea to
5976 20 Feb 12 nicklas 1225                   describe the quota's details here. Use the magnifying glass to
5976 20 Feb 12 nicklas 1226                   edit the text in a larger text area.
5976 20 Feb 12 nicklas 1227                 </para>
5976 20 Feb 12 nicklas 1228               </listitem>
5976 20 Feb 12 nicklas 1229             </varlistentry>
3310 09 May 07 martin 1230           </variablelist>
5976 20 Feb 12 nicklas 1231           
5976 20 Feb 12 nicklas 1232           <tip>
5976 20 Feb 12 nicklas 1233             Use the check box to the right of the input fields to set unlimited quota. 
5976 20 Feb 12 nicklas 1234             You can use the abbreviations kb, Mb and Gb to specify the quota values.
5976 20 Feb 12 nicklas 1235           </tip>
5976 20 Feb 12 nicklas 1236           
3310 09 May 07 martin 1237           <para>
3310 09 May 07 martin 1238             When everything have been set the quota is saved by using
3394 28 May 07 martin 1239             &gbSave;. To discard changes use
3394 28 May 07 martin 1240             &gbCancel;.
3310 09 May 07 martin 1241           </para>
5801 12 Oct 11 nicklas 1242           <seeother>
5801 12 Oct 11 nicklas 1243             <other external_id="quota.edit">Quota properties</other>
5801 12 Oct 11 nicklas 1244           </seeother>
3357 22 May 07 nicklas 1245         </helptext>
3357 22 May 07 nicklas 1246       </sect3>
3310 09 May 07 martin 1247     </sect2>
3357 22 May 07 nicklas 1248     
5738 15 Sep 11 nicklas 1249     <sect2 id="accounts.quota.diskusage">
3357 22 May 07 nicklas 1250       <title>Disk usage</title>
3357 22 May 07 nicklas 1251       
3357 22 May 07 nicklas 1252       <para>
3357 22 May 07 nicklas 1253         Go to 
3357 22 May 07 nicklas 1254         <menuchoice>
3357 22 May 07 nicklas 1255           <guimenu>Administrate</guimenu>
3357 22 May 07 nicklas 1256           <guimenuitem>Disk usage</guimenuitem>
3357 22 May 07 nicklas 1257         </menuchoice>
3357 22 May 07 nicklas 1258         if you want to get statistics about how the disk
3357 22 May 07 nicklas 1259         is used. There are three tabs:
3357 22 May 07 nicklas 1260       </para>
3357 22 May 07 nicklas 1261       
3357 22 May 07 nicklas 1262       <variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 1263         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1264           <term><guilabel>Overview</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 1265           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1266             <para>
3357 22 May 07 nicklas 1267               Gives an overview of the total disk usage.
3357 22 May 07 nicklas 1268               It is divided per location and quota type.
3357 22 May 07 nicklas 1269             </para>
3357 22 May 07 nicklas 1270           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1271         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1272
3357 22 May 07 nicklas 1273         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1274           <term><guilabel>Per user</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 1275           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1276             <para>
3357 22 May 07 nicklas 1277               Gives an overview of the disk usage
3357 22 May 07 nicklas 1278               per user. For each user you can get a summary
3357 22 May 07 nicklas 1279               displaying the total disk usage and 
3357 22 May 07 nicklas 1280               divided per location and quota type. 
3357 22 May 07 nicklas 1281               Use the <guilabel>View details</guilabel>
3357 22 May 07 nicklas 1282               link to list all items that uses up disk space.
3357 22 May 07 nicklas 1283               The list displays the name and type of each item
3357 22 May 07 nicklas 1284               and the amount of disk space it uses.
3357 22 May 07 nicklas 1285             </para>
3357 22 May 07 nicklas 1286           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1287         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1288         
3357 22 May 07 nicklas 1289         <varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1290           <term><guilabel>Per group</guilabel></term>
3357 22 May 07 nicklas 1291           <listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1292             <para>
3357 22 May 07 nicklas 1293               Gives an overview of the disk usage
3357 22 May 07 nicklas 1294               per group, with the same functionality
3357 22 May 07 nicklas 1295               as the per user overview.
3357 22 May 07 nicklas 1296             </para>
3357 22 May 07 nicklas 1297           </listitem>
3357 22 May 07 nicklas 1298         </varlistentry>
3357 22 May 07 nicklas 1299       </variablelist>
3357 22 May 07 nicklas 1300       
3357 22 May 07 nicklas 1301     </sect2>
3357 22 May 07 nicklas 1302     
3290 04 May 07 martin 1303   </sect1>
3675 16 Aug 07 jari 1304 </chapter>

Generated on Sat Oct  7 02:27:05 2023 (UTC) by svndigest 0.11.2pre (dev build 1672)